Giấy nhận cọc con giống là tờ giấy người nhận tiền cọc (thường là người bán) viết hoặc ký, ghi nhận đã nhận bao nhiêu tiền, để giữ suất con giống gì, và hai bên xử lý khoản tiền đó thế nào trong các tình huống. Một tờ giấy viết tay đủ dòng, có chữ ký hai bên, là đủ dùng cho phần lớn giao dịch con giống giữa các hộ.
Phần dưới là danh mục nội dung nên có, chia thành năm khối: hai bên là ai, đặt cái gì, tiền bao nhiêu, giao thế nào, và xử lý khi có chuyện. Đây là danh mục để bạn tự viết bằng lời của mình, không phải văn bản pháp lý chuẩn. Với giao dịch giá trị lớn, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem lại, và tìm hiểu thêm về việc chứng thực, công chứng nếu cần.
Khối 1: hai bên là ai
Ghi đủ để người ngoài đọc vào cũng biết chắc ai với ai. Nhiều tờ giấy cọc chỉ ghi “anh Tư” và “chị Năm”, tới lúc có chuyện thì không chứng minh được gì.
- Bên nhận cọc: họ tên đầy đủ, năm sinh, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ theo tên xã và tỉnh hiện hành, nơi có chuồng trại hoặc ao ương nếu khác nơi ở.
- Bên đặt cọc: họ tên đầy đủ, năm sinh, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ.
- Người làm chứng nếu có: họ tên, quan hệ với hai bên.
- Nếu một bên là người đại diện (con nhận hộ cha mẹ, người gom mua chung cho cả nhóm): ghi rõ đại diện cho ai.
- Ngày, nơi viết giấy.
Số giấy tờ tuỳ thân là thông tin cá nhân; chỉ ghi vào giấy hai bên giữ, không chụp đăng lên mạng. Từ ngày 01/7/2025, địa chỉ hành chính không còn cấp huyện; ghi theo tên xã, phường và tỉnh, thành hiện hành để tránh nhầm.
Khối 2: đặt cái gì
Đây là khối hay bị viết sơ sài nhất, mà lại là khối quyết định khi giao hàng có tranh cãi. Ghi cụ thể tới mức một người thứ ba đọc vào biết chính xác hàng phải giao trông thế nào.
- Loài và giống: gà lông màu loại gì, heo lai mấy máu, bê lai, dê giống gì, cá loài gì. Nếu người bán không chắc giống, ghi đúng như thế, đừng ghi tên giống nghe hay.
- Số lượng: số con, hoặc số kg kèm cỡ con mỗi kg với cá giống.
- Tuổi hoặc cỡ khi giao: gà con một ngày tuổi, heo con cai sữa khoảng bao nhiêu ngày tuổi hoặc khoảng cân, cá giống cỡ nào.
- Trống mái nếu có liên quan: đã phân biệt hay chưa, nếu bao thì bao tỷ lệ bao nhiêu.
- Nguồn: lứa của nái nào, mẻ ấp ngày nào, đợt cho đẻ nào, nếu có thể xác định.
- Tiêm phòng, xử lý trước khi giao theo hướng dẫn thú y mà người bán cam kết làm, và có ghi chép đưa kèm.
Khối 3: tiền bao nhiêu
Ghi cả số và chữ để tránh sửa số. Khối này cũng phân biệt rõ khoản tiền là cọc hay trả trước.
- Giá: mỗi con, mỗi kg hoặc cả lô; đã gồm chở, bao bì, tiêm phòng chưa.
- Giá cố định hay theo lúc giao; nếu có biên độ thì ghi cách tính.
- Số tiền cọc bằng số và bằng chữ, hình thức giao (tiền mặt, chuyển khoản), ngày giao.
- Tên khoản tiền: ghi rõ là “tiền đặt cọc” để áp dụng nguyên tắc cọc, hay “tiền trả trước” nếu hai bên không muốn có phạt cọc.
- Tiền cọc được trừ vào đâu khi giao: trừ vào tổng tiền hàng.
- Số tiền còn lại phải trả và thời điểm trả: khi nhận, hay giữ lại một phần tới hết thời gian bao chết.
Một mẹo nhỏ: viết phép tính ngay trên giấy, ví dụ giả định “200 con × 15.000 đồng = 3.000.000 đồng; đã cọc 400.000 đồng; còn lại 2.600.000 đồng trả khi nhận”. Ai đọc cũng kiểm lại được, không ai phải nhớ.
Khối 4: giao thế nào
Khối này nối giấy cọc với khâu giao nhận. Không cần chi tiết như biên bản giao nhận, chỉ cần đủ để hai bên biết hẹn gì với nhau.
- Ngày giao dự kiến và khoảng xê dịch chấp nhận, ví dụ trước hoặc sau không quá ba ngày.
- Nơi giao: tại trại, tại nhà người mua, tại bến xe.
- Ai chở, chi phí ai chịu.
- Cách kiểm khi giao: đếm, cân, đếm mẫu với cá giống.
- Bao chết bao nhiêu giờ kể từ lúc giao, đền bằng gì, cần bằng chứng gì.
- Giấy tờ đi kèm nếu vận chuyển cần theo quy định hiện hành: ai lo.
Với ngày giao, đừng chỉ ghi “khoảng giữa tháng”. Gà nở theo ngày, heo cai sữa theo tuần tuổi, cá đạt cỡ theo đợt; ghi một ngày cụ thể kèm khoảng xê dịch thì mới có căn cứ để nói là giao trễ hay không.
Khối 5: xử lý khi có chuyện
Đây là khối giá trị nhất của tờ giấy, vì đó là những tình huống sẽ cãi nhau nếu không viết trước. Cột phải là ví dụ một cách xử lý hai bên có thể chọn; bạn tự thoả thuận cách phù hợp.
| Tình huống | Cách xử lý ví dụ |
|---|---|
| Lứa ra ít hơn số đặt | giao số có được, trả lại phần cọc tương ứng phần thiếu; hoặc giao bù ở lứa sau nếu người mua đồng ý |
| Giao trễ quá khoảng xê dịch | người mua được chọn chờ thêm hoặc lấy lại toàn bộ cọc |
| Người mua không đến lấy đúng hẹn | người bán giữ thêm một số ngày; quá hạn được bán cho người khác và giữ cọc |
| Người mua huỷ trước ngày giao | báo trước bao nhiêu ngày thì mất bao nhiêu phần cọc |
| Người bán huỷ | trả lại cọc và thêm một khoản theo thoả thuận |
| Dịch bệnh, thiên tai, lệnh tạm dừng vận chuyển | hoãn lịch hoặc trả lại cọc, không bên nào phạt bên nào |
| Đổi giống, đổi cỡ | chỉ khi người mua đồng ý bằng tin nhắn; không đồng ý thì xử lý như người bán huỷ |
Ghi những dòng này không có nghĩa là bạn nghi ngờ bên kia. Nó có nghĩa là khi có chuyện ngoài ý muốn, hai bên chỉ việc làm theo, không phải nghĩ ra cách chia lúc đang bực.
Một tờ giấy nhận cọc viết liền mạch theo thứ tự
Ghép năm khối lại, một tờ giấy nhận cọc gà con viết tay thường đi theo thứ tự dưới đây. Mỗi dòng là một ý, viết bằng lời của bạn; phần trong ngoặc thay bằng thông tin thật. Đây là danh mục nội dung, không phải văn bản mẫu có giá trị pháp lý sẵn.
- Tiêu đề: GIẤY NHẬN TIỀN ĐẶT CỌC MUA CON GIỐNG; ngày viết, nơi viết.
- Bên nhận cọc: (họ tên, năm sinh, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ xã, tỉnh, nơi có lò ấp).
- Bên đặt cọc: (họ tên, năm sinh, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ).
- Nội dung đặt: (số con) gà con (giống), một ngày tuổi, chưa phân biệt trống mái, đã nhỏ vắc xin tại lò theo hướng dẫn thú y (nếu có), nở từ mẻ ấp vào ngày (ngày).
- Giá: (số tiền) mỗi con, đã gồm thùng và chở tới (nơi giao); giá cố định không đổi theo ngày giao.
- Tiền cọc: (số tiền bằng số và chữ), giao bằng (tiền mặt hoặc chuyển khoản), ngày (ngày). Khoản này là tiền đặt cọc, được trừ vào tiền hàng khi giao.
- Giao: ngày (ngày), xê dịch không quá (số) ngày; kiểm đếm tại chỗ; bao chết (số) giờ, đền bằng con cùng lứa.
- Khi có chuyện: (chép các dòng đã chọn ở bảng khối 5).
- Chữ ký và họ tên bên nhận cọc, bên đặt cọc, người làm chứng (nếu có).
Một tờ như vậy viết tay mất mười lăm phút. Đọc lại to cho cả hai bên nghe trước khi ký là cách đơn giản để phát hiện chỗ hiểu khác nhau.
Lỗi hay gặp trên giấy nhận cọc con giống
Chỉ ghi số tiền và “đặt gà”. Không ghi số con, giống, ngày giao thì tờ giấy chỉ chứng minh được là có đưa tiền, không chứng minh được đưa để làm gì.
Ghi số tiền bằng số, không bằng chữ. Số dễ bị thêm một chữ số. Ghi cả bằng chữ.
Một bên ký, bên kia không. Ít nhất bên nhận cọc phải ký. Tốt nhất là cả hai cùng ký, mỗi bên giữ một bản hoặc một ảnh chụp.
Sửa, gạch xoá không ký nháy. Chỗ sửa nên có chữ ký nhỏ của cả hai bên bên cạnh.
Ghi lẫn “cọc” và “trả trước”. Hai khoản có hậu quả khác nhau. Chọn một và ghi thống nhất từ đầu tới cuối.
Viết bằng ngôi thứ nhất không có tên. Câu như “bên nhận đã nhận đủ” nên đi kèm tên người nhận ở đầu giấy, để không ai chối được đó là chữ của người khác.
Giữ bản và khi nào cần chứng thực
Viết hai bản giống nhau, mỗi bên giữ một bản có chữ ký gốc. Nếu chỉ viết một bản, bên không giữ bản gốc nên chụp ảnh rõ cả tờ, thấy đủ chữ ký, và gửi ảnh đó vào tin nhắn giữa hai bên để có ngày giờ. Giữ giấy tới khi giao dịch xong và hết thời gian bao chết, tốt nhất là thêm vài tháng sau đó.
Với giao dịch con giống giữa các hộ, giá trị thường không lớn, giấy viết tay có chữ ký hai bên và người làm chứng là cách phổ biến. Với giao dịch lớn như đặt cả đàn bò giống, đặt số lượng lớn heo giống, việc chứng thực chữ ký hoặc công chứng có thể tăng độ chắc chắn. Thủ tục và chi phí theo quy định hiện hành; hỏi tại uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc văn phòng công chứng. Các nguyên tắc chung về hợp đồng đặt cọc trong nhà đất được bàn nhiều ở các trang chuyên về giao dịch, ở đây chỉ áp cho con giống.
Giấy nhận cọc không thay được bộ giấy tờ của cả giao dịch: giấy mua bán khi giao, biên bản giao nhận, giấy kiểm dịch khi vận chuyển. Những giấy đó có danh mục riêng. Giấy cọc chỉ lo phần giữ suất và tiền cọc.
Khi giao dịch xong, tiền cọc đã trừ vào tiền hàng, nên ghi thêm một dòng ở cuối giấy nhận cọc hoặc ở giấy mua bán: “tiền cọc đã được trừ vào tiền hàng ngày…”, có chữ ký hai bên. Dòng này khép lại khoản cọc, tránh chuyện vài tháng sau có người nhớ nhầm là cọc chưa được tính.
Câu hỏi thường gặp
Giấy nhận cọc viết tay có giá trị không?
Giấy viết tay có chữ ký của các bên là bằng chứng về thoả thuận đặt cọc. Giá trị của nó khi có tranh chấp phụ thuộc vào nội dung có rõ không và các bằng chứng đi kèm. Với số tiền lớn, nên hỏi người có chuyên môn pháp lý về việc chứng thực hoặc công chứng.
Có cần ghi số giấy tờ tuỳ thân không?
Nên ghi, vì nó xác định chính xác người ký. Tuy vậy đây là thông tin cá nhân, chỉ ghi vào giấy hai bên giữ, không chụp gửi lung tung hay đăng lên mạng. Nếu ngại, ít nhất ghi họ tên đầy đủ, năm sinh và địa chỉ cụ thể.
Cọc chuyển khoản rồi có cần giấy nhận cọc nữa không?
Biên lai chuyển khoản chứng minh có chuyển tiền, nhưng không ghi được điều kiện. Giấy nhận cọc hoặc tin nhắn có đủ các khối nội dung mới cho biết tiền đó để làm gì và xử lý ra sao khi có chuyện. Nên có cả hai.
Người bán không biết chữ hoặc ngại viết thì sao?
Người mua có thể viết theo lời người bán, đọc lại cho người bán nghe, rồi người bán ký hoặc điểm chỉ, có người làm chứng. Ghi rõ trên giấy là giấy do ai viết, đã đọc lại cho bên nhận cọc nghe.
Có nên ghi điều khoản xử lý khi có dịch bệnh không?
Nên. Dịch bệnh và lệnh tạm dừng vận chuyển là tình huống có thật với con giống. Ghi trước cách xử lý, như hoãn lịch hoặc trả lại cọc không phạt, giúp hai bên khỏi tranh cãi khi chuyện xảy ra.
Sửa giấy nhận cọc khi điều kiện thay đổi thế nào?
Viết thêm một phụ lục ngắn hoặc một dòng bổ sung có ngày và chữ ký hai bên. Với thay đổi nhỏ như dời ngày giao, tin nhắn có xác nhận của hai bên cũng đủ, nhưng nên chụp lại và lưu kèm giấy cọc.