Phiếu xuất cá giống hay tôm giống cần ghi được số con thực giao và cách ra con số đó (đếm trực tiếp, cân mẫu quy đổi hay đếm theo bao), cỡ giống theo đơn vị hai bên đã thống nhất, số bao và số con mỗi bao, phần bù hao hụt có tính tiền hay không, cùng giờ đóng bao và nơi giao. Đó là những dòng quyết định khi có chuyện thiếu hay chết sau vận chuyển.
Với thủy sản giống, không ai đếm lại từng con khi nhận hàng vài vạn con. Vì vậy con số trên phiếu và cách ghi ra nó quan trọng hơn bất kỳ loại con giống nào khác. Bài này đi qua từng dòng của phiếu, ví dụ quy đổi từ cân sang con, cách ghi phần bù và những chỗ hai bên hay hiểu lệch. Cách chọn cá, tôm giống khoẻ và kỹ thuật đếm chi tiết thuộc phần kỹ thuật, ở đây chỉ bàn chuyện giấy tờ của giao dịch.
Vì sao thủy sản giống cần phiếu kỹ hơn gia súc, gia cầm
Mua 20 con heo thì đếm được bằng mắt, mua 500 gà con thì đếm theo hộp. Mua 20.000 cá rô phi giống hay vài trăm nghìn tôm post thì không ai đếm từng con. Con số được tạo ra bằng một phương pháp ước lượng: cân mẫu rồi nhân, đếm một bao rồi nhân số bao, hoặc đếm bằng dụng cụ của trại. Mỗi phương pháp có sai số riêng, và người ghi phiếu là người kiểm soát con số.
Thủy sản giống còn chết nhanh hơn trong vận chuyển nếu bao bị xì, nước quá nóng hay thời gian trên đường quá dài. Lúc thả xuống ao, người mua không thể biết số con chết là bao nhiêu nếu không đếm lại, mà đếm lại thì cá càng yếu. Thường hai bên thoả thuận một phần bù hao hụt để khỏi phải đếm. Phần bù đó, nếu không ghi, sẽ trở thành chỗ cãi nhau đầu tiên.
Cuối cùng, cỡ giống của cá, tôm, ếch, lươn không có một đơn vị chung. Người này nói theo số con mỗi ký, người kia nói theo chiều dài thân, trại tôm nói theo số ngày tuổi của post. Hai bên nói cùng một con số nhưng hiểu khác đơn vị là chuyện thường gặp. Phiếu xuất là chỗ đặt mọi thứ về một đơn vị và một cách đo.
Ví dụ giả định: người mua ở Cà Mau hỏi tôm "post 12", người bán ở tỉnh khác hiểu theo cách đếm ngày của trại mình, tôm giao tới nhỏ hơn hình dung của người mua. Không ai cố ý sai, nhưng không có phiếu ghi rõ cách gọi và cách đếm thì không có cơ sở nói chuyện. Cũng vậy, "cá 3 phân" đo từ mõm tới đâu, đo con trung bình hay con nhỏ nhất, mỗi nơi một kiểu. Một dòng trên phiếu đủ để hai bên cùng nói một ngôn ngữ.
Các dòng nên có trên phiếu xuất thủy sản giống
Mẫu phiếu dưới đây áp dụng cho cá, tôm, ếch, lươn, ốc giống. Số liệu ví dụ là ví dụ giả định.
| Dòng | Ghi thế nào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Loài, giống | Tên thường gọi và loại giống nếu có | Cá rô phi đơn tính giống |
| Cỡ giống | Đơn vị cụ thể: số con mỗi kg, chiều dài, hay ngày tuổi | Khoảng 200 con mỗi kg theo cân mẫu |
| Cách xác định số con | Đếm trực tiếp, cân mẫu quy đổi, hay đếm theo bao mẫu | Cân mẫu 3 lần, lấy bình quân |
| Số con tính tiền | Con số dùng để tính giá | 20.000 con |
| Phần bù hao hụt | Tỷ lệ hoặc số con thêm, có tính tiền không | Thêm 3% không tính tiền |
| Số bao và số con mỗi bao | Tổng số bao, số con hoặc số kg mỗi bao | 40 bao, mỗi bao khoảng 515 con |
| Giờ đóng bao | Giờ bắt đầu và kết thúc đóng bao | Đóng từ 4 giờ 30 tới 5 giờ 15 sáng |
| Nơi giao, người chở | Giao tại trại hay tại ao bên mua, ai chở | Bên bán chở tới ao bên mua |
| Giấy kèm theo | Giấy kiểm dịch, phiếu xét nghiệm nếu có | Bản chụp giấy kiểm dịch số… |
| Chữ ký | Người giao, người nhận, giờ ký | Ký lúc 7 giờ tại bờ ao |
Hai dòng hay bị bỏ nhất là "cách xác định số con" và "giờ đóng bao". Dòng đầu cho biết con số trên phiếu đáng tin tới đâu. Dòng sau cho biết cá đã nằm trong bao bao lâu khi tới nơi, căn cứ quan trọng nếu cá chết nhiều sau khi thả.
Quy đổi từ cân sang con: ghi ra để ai cũng kiểm được
Phần lớn cá giống cỡ nhỏ được bán theo cân rồi quy ra con. Cách làm phổ biến: vớt một mẻ, cân, đếm số con trong mẻ đó, ra số con mỗi kg; làm vài lần lấy bình quân; rồi cân tổng lượng cá xuất và nhân lên. Mọi bước đều có chỗ lệch: cá dính nước làm nặng cân, mẻ mẫu vớt toàn con to hay toàn con nhỏ, cân không chuẩn.
Ví dụ giả định: trại cân ba mẻ mẫu, mỗi mẻ 1 kg, đếm được 195, 210 và 201 con. Bình quân khoảng 202 con mỗi kg. Tổng cá xuất cân được 100 kg, vậy khoảng 20.200 con. Nếu phiếu chỉ ghi "20.000 con" mà không ghi ba lần cân mẫu, người mua không có cách gì để kiểm lại. Nếu phiếu ghi đủ, người mua thấy ngay ba mẻ mẫu khá đều, con số có cơ sở.
Người mua nên đề nghị được chứng kiến ít nhất một lần cân mẫu và tự đếm. Nếu mẻ bạn đếm lệch nhiều so với con số trại đưa ra, hai bên cân thêm mẫu. Ghi kết quả đếm của bạn lên phiếu cùng với kết quả của trại. Một phiếu có hai con số, cả hai bên cùng ký, là phiếu ít khả năng gây tranh chấp nhất.
Với những lô bán theo con mà mỗi bao đóng một số cố định, như tôm giống hay cá giống cỡ lớn, cách kiểm hợp lý là chọn ngẫu nhiên một hai bao trước khi bơm oxy, đổ ra thau đếm cùng người bán rồi đóng lại. Kết quả của bao mẫu ghi lên phiếu bên cạnh số con danh nghĩa mỗi bao. Nếu bao mẫu thiếu nhiều, hai bên có cơ sở điều chỉnh tổng số trước khi xe chạy, thay vì phát hiện lúc cá đã xuống ao và không còn cách nào chứng minh.
Nên ghi cả cách để ráo nước trước khi cân, như để rổ ráo bao lâu, vì cùng một lượng cá mà cân lúc còn sũng nước có thể chênh đáng kể. Chi tiết nhỏ này quyết định vài trăm con trên một lô.
Phần bù hao hụt: ghi rõ để không thành chỗ cãi
Bù là thêm con, không phải giảm giá. Trại thường thêm một phần cá, tôm vào lô để bù cho số con có thể chết trong vận chuyển và mấy ngày đầu thả. Ghi rõ phần thêm là bao nhiêu phần trăm hay bao nhiêu con, và nó không tính tiền.
Ghi phần bù thay cho cam kết bao sống hay cộng thêm. Có trại coi phần bù là toàn bộ trách nhiệm của họ về hao hụt: đã bù rồi thì không nhận khiếu nại số con chết sau đó. Có trại vừa bù vừa bao sống một thời gian. Hai cách khác nhau nhiều, phải ghi rõ cách nào.
Ghi điều kiện để phần bù không còn đủ. Nếu cá chết vượt quá phần bù, chẳng hạn vì bao xì, xe hỏng giữa đường, hay nước giống có vấn đề, ai chịu phần vượt? Thoả thuận này nên dựa trên mốc chuyển rủi ro: giao tại trại thì phần vượt thường do người mua chịu, giao tại ao thì phần vượt trên đường thường do người bán chịu.
Phần bù không thay cho việc kiểm cỡ. Bù thêm con không bù được việc giao sai cỡ. Một lô cá nhỏ hơn cỡ thoả thuận mà được bù thêm nhiều con vẫn là lô không đúng hàng. Ghi cỡ và cách kiểm cỡ độc lập với dòng bù.
Ếch, lươn, ốc và tôm giống: những điểm riêng khi ghi phiếu
Mỗi loài thủy sản giống có thói quen bán khác nhau. Một số điểm nên ghi riêng:
- Ếch giống: thường bán theo con hoặc theo kg, cỡ nói theo số con mỗi kg; ghi rõ đã qua giai đoạn nào, ví dụ đã tập ăn thức ăn viên hay chưa, theo lời người bán.
- Lươn giống: hay bán theo kg; ghi cỡ theo số con mỗi kg, nguồn lươn là lươn sinh sản nhân tạo hay lươn thu gom ngoài tự nhiên theo lời người bán, vì hai nguồn có tỷ lệ sống khác nhau.
- Ốc giống: bán theo kg hoặc theo con; ghi cỡ và số con mỗi kg, cách đóng gói ẩm hay có nước.
- Tôm giống: ghi tuổi post theo cách trại gọi, số con mỗi bao, cách trại đếm, độ mặn nước trong bao lúc đóng nếu trại có đo; kèm bản chụp phiếu xét nghiệm của lô nếu có.
- Cá giống lớn bán theo con: ghi chiều dài hoặc cân bình quân, đếm từng con lúc xuất và ghi tổng.
- Mọi loài: nếu một lô gồm nhiều cỡ trộn lẫn theo thoả thuận, ghi tỷ lệ từng cỡ.
Với những loài người mua ít kinh nghiệm như ếch, lươn, ghi rõ những gì người bán khẳng định là đặc biệt cần thiết. Nhiều vụ thất bại xuất phát từ lời hứa về nguồn giống hay khả năng tập ăn, và nếu những lời đó không nằm trên phiếu thì sau này rất khó nói chuyện lại.
Ký phiếu lúc nhận tại ao
Phiếu xuất được lập ở trại nhưng chỉ hoàn chỉnh khi người nhận ký. Trình tự gợi ý khi cá, tôm tới ao:
- Ghi giờ xe tới, so với giờ đóng bao trên phiếu.
- Đếm số bao, xem bao nào xì hoặc nước đục bất thường, chụp ảnh các bao đó.
- Mở một vài bao ngẫu nhiên, ước lượng số con chết nổi; nếu hai bên đã thoả thuận đếm mẫu khi nhận, làm luôn lúc này.
- Ghi lên phiếu: số bao nhận, số bao có vấn đề, ước lượng con chết, giờ ký.
- Hai bên ký, mỗi bên giữ một bản hoặc chụp ảnh phiếu đã ký gửi cho nhau.
- Thả giống theo hướng dẫn kỹ thuật của trại, và ghi số con chết nổi trong những ngày đầu vào nhật ký lô để đối chiếu với phần bù.
Nếu người chở là nhà xe chứ không phải người bán, ký phiếu giao hàng của nhà xe sau khi đã kiểm như trên, ghi chú bao xì hay chết nhiều ngay trên phiếu của họ. Ký nhận "đủ, nguyên vẹn" khi chưa mở bao là tự bỏ quyền khiếu nại.
Câu hỏi thường gặp
Trại chỉ ghi tổng số con mà không ghi cách cân mẫu thì có nên nhận?
Có thể nhận nếu bạn tin trại, nhưng nên đề nghị ghi thêm cách xác định số con và tự chứng kiến ít nhất một lần cân mẫu. Không có cách tính đi kèm, con số trên phiếu chỉ là lời của một bên, khó kiểm lại khi lô thiếu.
Phần bù hao hụt bao nhiêu là hợp lý?
Không có một con số chung cho mọi loài và mọi chặng đường. Phần bù phụ thuộc loài, cỡ, quãng đường, thời tiết và cách đóng gói. Điều quan trọng là hai bên thống nhất trước, ghi rõ trên phiếu và biết phần bù đó có thay cho cam kết bao sống hay không.
Cá giao đúng số nhưng nhỏ hơn cỡ đã thoả thuận thì làm sao?
Ghi ngay lên phiếu kết quả cân mẫu lúc nhận và chụp ảnh. Cỡ là điều khoản riêng, không bù được bằng số con. Hai bên thương lượng điều chỉnh giá, đổi hàng hoặc huỷ theo thoả thuận, và nếu cần thì nhờ người có kinh nghiệm chứng kiến.
Mua tôm giống có cần giữ phiếu xét nghiệm không?
Nên giữ bản chụp phiếu xét nghiệm của lô tôm bạn nhận, cùng với phiếu xuất và giấy kiểm dịch nếu có. Khi ao có vấn đề, thông tin về lô giống giúp người tư vấn kỹ thuật và thú y thủy sản khoanh vùng nguyên nhân.
Giờ đóng bao ghi trên phiếu để làm gì?
Thời gian cá, tôm nằm trong bao ảnh hưởng nhiều tới sức khoẻ khi thả. Ghi giờ đóng bao và giờ tới ao cho biết lô đã đi bao lâu. Nếu chết nhiều, đây là căn cứ để hai bên xét xem do chặng vận chuyển quá dài hay do nguyên nhân khác.
Có nên tự đếm lại toàn bộ cá giống khi nhận không?
Đếm lại toàn bộ lô lớn làm cá căng thẳng thêm và mất thời gian quý. Thường chỉ nên đếm mẫu vài bao hoặc cân mẫu một vài mẻ theo cách hai bên đã thoả thuận trước, rồi ghi kết quả lên phiếu.